Какие отчёты нужны собственнику: минимальный набор
Собственник обычно живёт в одной из двух крайностей. Либо отчётности нет вообще и решения принимаются по остатку на счёте — «деньги есть, значит всё нормально». Либо бухгалтер и РОП шлют десяток файлов, которые никто не открывает: читать их дольше, чем работать. А для управления компанией хватает четырёх отчётов — не для налоговой, а чтобы вовремя увидеть проблему.
Четыре отчёта, которых достаточно
Движение денег
ДДС отвечает на вопрос «сколько придёт и уйдёт в ближайшие недели». Главное — не прошлый месяц, а платёжный календарь на три-четыре недели вперёд: что должно упасть на счёт, что нужно заплатить, где провал. Именно ДДС предупреждает о кассовом разрыве: бухгалтерский учёт про это молчит, потому что считает начисления, а не деньги.
Прибыль и маржинальность
Отчёт о прибылях и убытках считает результат по начислению: выручка минус себестоимость, дальше постоянные расходы, налоги, прибыль. Владельцу важнее разрез — маржа по направлениям, товарным группам, клиентам. Часто выясняется, что направление, дающее 40% оборота, приносит 10% прибыли и держится на энтузиазме собственника. Отдельная строка — зарплата владельца: если она не в расходах, прибыль завышена ровно на сумму, которую он себе не платит.
Дебиторка
Реестр долгов клиентов по срокам: текущая, просрочка до 30 дней, до 90, свыше 90. Долг старше трёх месяцев возвращается плохо, старше года — почти никогда, а исковая давность — три года. Смотреть надо не сумму, а возраст: итог может стоять на месте месяцами, пока свежие долги замещают старые.
Продажи и прогноз
Собственнику не нужны все метрики отдела продаж — это зона РОПа. Ему нужен прогноз: сумма сделок в работе, взвешенная по вероятности этапа, против плана. Если план на квартал 12 млн, а в воронке 9 млн с ожидаемой конверсией 40%, дыра видна не в конце квартала, а сейчас, когда её ещё можно закрыть.
Почему прибыль на бумаге не спасает
Компания на ОСНО отгрузила за месяц на 6 млн рублей, себестоимость — 4,2 млн, постоянные расходы — 1 млн. В отчёте о прибыли 800 тысяч плюсом.
Теперь деньги. Клиенты платят с отсрочкой 45 дней, на счёт пришло 4,1 млн — оплаты за прошлые отгрузки. Поставщик отпускает по предоплате: ушло 4,3 млн. Зарплата с взносами — 900 тысяч. Сверху НДС, который начисляется по отгрузке, а не по оплате, и налог на прибыль по начислению: платить надо с денег, которых ещё нет.
Итог: прибыль 800 тысяч и минус на счёте под миллион. На УСН доход признаётся по кассе, налога с неоплаченной отгрузки не возникает — но отсрочка так же вымывает оборотные средства. Компания не убыточная, она неликвидная, и лечится это работой с отсрочками и авансами, а не сокращением расходов.
Как часто смотреть и откуда брать цифры
- Раз в неделю — платёжный календарь и дебиторка: напомнить, передоговориться, перекинуть платёж.
- Раз в месяц — прибыль и маржа по направлениям, до 10 числа за прошлый месяц. Позже — уже история.
- Раз в квартал — структура расходов, план-факт, рентабельность направлений.
Источники: деньги и себестоимость — 1С и банковская выписка, суммы сделок и прогноз — CRM, остатки — склад. Автоматизация проста: банк подключается к 1С напрямую, CRM отдаёт сделки по API, сводная таблица обновляется сама. Ручная сборка в Excel к пятому числу — гарантия, что через три месяца отчёты перестанут собираться.
Ошибки, из-за которых отчёты не работают
- Выручка вместо прибыли. Рост оборота на 30% при падении маржи с 25% до 15% — это минус, а не рост. Самая дорогая привычка малого бизнеса.
- Общий котёл. Пока владелец берёт из кассы «на себя» без учёта, ни один отчёт не сойдётся.
- Отчёт ради отчёта. Если по цифре не принимается решение, её сбор — чистые расходы. Показатель без ответственного и без действия удаляется.
- Данные из головы менеджеров. Сумма «примерно», дата оплаты «наверное» — и прогноз превращается в гадание.
Коротко
Минимальный набор: движение денег с платёжным календарём, прибыль в разрезе маржинальности, дебиторка по срокам и прогноз продаж. Каждый со своей периодичностью и своим решением на выходе. Остальное — когда без него уже не обойтись.
Часть цифр рождается не в 1С, а в переписках и звонках: клиент называет сумму, обещает оплату к дате, объясняет, почему тянет. Обычно это остаётся в голове менеджера. Excella читает диалоги с клиентами, вытаскивает суммы, договорённости и обещанные сроки оплаты и передаёт их в CRM — прогноз и дебиторка собираются автоматически, а не по памяти.